Dalam bidang perdagangan atau dunia bisnis, akan selalu ada proses transaksi yang dilakukan antara produsen, konsumen, dan juga distributor. Transaksi ini akan terus terjadi secara berulang. Dalam prosesnya, transaksi yang terjadi, akan ada sebuah catatan yang biasa disebut nota atau faktur, yang dibagi menjadi faktur penjualan dan faktur pembelian.
Tidak banyak orang yang mengetahui apa perbedaan di antara keduanya, bahkan menganggap bahwa keduanya adalah hal yang sama. Maka dari itu, berikut ini adalah penjelasan tentang perbedaan keduanya.
Baca Juga: Penting! Tahapan Siklus Akuntansi ini Wajib Kamu Ketahui Lho
Perbedaan Faktur Pembelian dan Faktur Penjualan
Faktur pembelian adalah dokumen komersial yang dikeluarkan dalam setiap pemesanan atau pembelian yang dilakukan pihak pembeli. Faktur ini akan dikeluarkan setelah pembeli melakukan purchase order (PO) dan penjualan sudah terkonfirmasi dari kedua pihak, dalam hal ini penjual dan juga pembeli.
Umumnya faktur pembelian dibuat rangkap, dengan lembar paling atas diberikan pada pembeli.
Faktur pembelian ini sebenarnya memiliki manfaat untuk pembeli. Namun kebanyakan pembeli malah tidak menyadarinya. Manfaat faktur pembelian ini yaitu sebagai bukti transaksi karena terdapat deskripsi detail barang atau jasa dan juga harga, sebagai bukti nilai tagihan pembayaran yang dilunasi pembeli, sebagai bukti informasi ketika penagihan, faktur pembelian ini adalah dokumen sah untuk pembukuan dalam akutansi dan dokumen sah ketika pembeli mengajukan proses klaim pada penjual bila barang atau jasa yang diberikan tidak sesuai dan juga sebagai dokumen yang bisa menunjukkan keadaan ketersediaan barang setelah pembelian.
Bagi perusahaan atau pemilik bisnis, faktur pembelian ini bermanfaat untuk mengetahui berapa banyak barang yang sudah mereka jual. Sehingga perusahaan bisa memperbarui stok ketersediaan barang mereka dengan segera.
Sedangkan faktur penjualan adalah alat atau dokumen yang merupakan bukti yang diterima pembeli dari penjual barang atau jasa setelah pembeli melakukan transaksi pembelian. Umumnya, dokumen yang juga disebut sebagai sales invoice ini diberikan pada pembeli bersamaan dengan pengiriman barang.
Seiring berkembangnya teknologi, saat ini sales invoice ini tidak lagi selalu berupa kertas, namun ada juga yang sudah menjadikan berupa faktur digital yang dapat dikirimkan ke email pembeli kapan saja dan di mana saja.
Setelah mengetahui tentang perbedaan keduanya, berikut ini adalah penjelasan lengkap mengenai sales invoice yang penting diketahui para pemilik bisnis atau yang berkaitan dengan perdagangan.
Baca Juga: Awas Salah! Kenali Beda Hutang dan Piutang Berikut Ini
Fungsi Faktur Penjualan
Ada beberapa fungsi dari sales invoice, yaitu:
- Sebagai informasi dan juga bukti sah bahwa telah terjadi transaksi jual beli.
- informasi mengenai jumlah tagihan yang harus dibayar bila terjadi pembayaran dengan sistem kredit.
- Sebagai informasi tentang barang atau jasa yang dibeli, seperti deskripsi produk atau jasa, harga dan juga kuantitasnya.
- Bukti kalau barang atau jasa sudah selesai diberikan pada pembeli.
- Sebagai bukti yang valid untuk mengajukan proses klaim bila terjadi kesalahan dalam pesanan ataupun ketika barang diterima.
- Dokumen lampiran ketika membuat laporan keuangan.
- Sebagai lampiran saat pelaporan pajak.
Jenis-Jenis Dari Faktur
Ada beberapa jenis faktur penjualan yang umumnya digunakan, berikut ini penjelasannya:
- Faktur Reguler
Ini merupakan bukti transaksi penjualan yang paling standar dan sederhana. Faktur ini biasanya diterapkan dalam transaksi jual beli apa saja. Informasi yang berada dalam faktur ini yaitu nomor referensi, tanggal pengiriman, tanggal jatuh tempo, informasi kontak, nama penjual, produk atau jasa yang dibeli, harga dan juga cara pembayarannya.
- Faktur Pro-Forma
Ini adalah jenis faktur yang diserahkan penjual pada pembeli sebelum barang atau jasa diberikan pada pembeli. Bukti pembayaran ini umumnya bukan diberikan untuk menagih pembayaran, namun untuk menginformasikan pembeli tentang biaya yang harus mereka bayar setelah mereka nanti menerima barang atau jasa pesanan mereka.
- Faktur Berulang
Faktur berulang juga biasa disebut sebagai faktur otomatis, yang umumnya digunakan untuk menagih pembeli dengan transaksi yang sama secara berulang atau berkala. Contoh faktur penjualan seperti ini biasanya diberikan oleh penyedia layanan yang punya pelanggan tetap, seperti penyedia layanan internet. Umumnya, penyedia layanan akan menggunakan bantuan E-Invoicing sehingga faktur dapat dibuat dan dijadwalkan secara instan.
- Faktur Komersial
Ini merupakan faktur khusus yang dibuat untuk dokumentasi perdagangan luar negeri, seperti saat pengiriman suku cadang mesin dari satu negara ke negara yang lainnya. Faktu ini dipakai sebagai informasi nilai pabean saat produk tersebut melintasi perbatasan internasional.
Format Faktur
Ketika membuat sales invoice, isinya harus sesuai dengan format yang sudah ditentukan, yaitu:
- Identitas perusahaan; mencantumkan nama, alamat dan logo perusahaan.
- Identitas pembeli atau pelanggan; mencantumkan nama dan alamat. Namun ini bisa dilewat bila usaha dalam bentuk retail atau eceran.
- Nomor faktur; tiap perusahaan atau bisnis punya format tersendiri tentang nomor faktur. Ini berguna untuk memudahkan pelacakan transaksi.
- Tanggal terbit faktur atau tanggal transaksi terjadi.
- Informasi mengenai detail barang, seperti detail item, jumlah item yang dibeli dan juga harganya.
- Total yang harus dibayar pembeli. Biasanya berisikan subtotal, rincian tambahan pajak (PPN, BKP, diskon) dan juga total secara keseluruhan.
- Nama terang kasir yang melakukan proses transaksi, beserta tanda tangannya. Juga bisa ditambahkan nama dan tanda tangan pembeli. Yang menandakan bahwa transaksi dilakukan kedua pihak dengan sadar.
Cara Membuat Faktur Penjualan
Dalam membuat faktur, dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu secara manual dan juga secara modern. Penggunaannya bisa disesuaikan dan dipilih sesuai keinginan dari perusahaan atau pemilik bisnis. Selain itu, harus dipikirkan juga mengenai hal-hal yang berhubungan dengan kapasitas dari perusahaan.
- Pembuatan secara manual
Membuat faktur dengan cara manual atau konvensioanl ini biasanya dilakukan dengan menuliskan atau mengisi informasi, seperti detail pembelian, jumlah pembayaran, identitas diri dan juga informasi lain yang perlu atau penting dituliskan untuk melengkapi data agar lebih rinci.
Pembuatan faktur secara manual bisa dilakukan dengan bantuan software yang umum kita temui, seperti Microsoft excel. Caranya terbilang cukup mudah, dan banyak sekali penjelasan mengenai cara membuat sales invoice excel.
- Pembuatan secara modern
Yang kedua, pembuatan faktur dapat dilakukan dengan cara modern. Seiring berkembangnya teknologi, pembuatan faktur pun kini jadi bisa lebih mudah, yaitu dengan menggunakan software pembukuan. Software seperti ini dapat membantu dalam pembuatan, pencetakan dan juga pengiriman faktur dengan waktu yang lebih cepat.
Anda pun bisa melakukan kostumisasi tampilan faktur dan komponennya sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, dengan menggunakan software ini.
Baca Juga: Pahami Akuntansi Melalui 7 Buku Akuntansi Terbaik Ini
Itulah beberapa hal tentang faktur, mulai dari perbedaan faktur pembelian dan penjualan, serta penjelasan lengkap mengenai faktur penjualan. Sebaiknya, pastikan Anda untuk selalu memiliki bukti di setiap transaksi yang Anda lakukan, seperti saat melakukan jual beli. Karena faktur atau nota seperti ini ternyata memiliki manfaat dan fungsi tersendiri bagi Anda.
